Handreiking
HANDREIKING BEWONERSCOMMISSIE Handreiking Bewonersvertegenwoordiging In dit document wordt beschreven, de wijze waarop een bewonersvertegenwoordiging wordt opgericht, geïnstalleerd en ondersteund vanuit de Stichting Huurdersbelangen Zuid-Limburg (SHZL), één van de huurdersorganisaties van de Stichting Wonen Limburg.Inleiding Het initiatief voor het oprichten van een bewonersvertegenwoordiging is primair een actie van en door de huurders. Daarnaast kan een medewerker van Wonen Limburg of afgevaardigde van de SHZL een aanzet geven voor het oprichten van een bewonersvertegenwoordiging. De bewonersvertegenwoordiging kan een commissie (BC) of contactpersoon (CP) zijn. Voor de invulling en uitwerking van het oprichten van een bewonersvertegenwoordiging faciliteert (indien gewenst) de SHZL bij : 1. het aanschrijven van alle huurders in het betreffende complex. 2. het organiseren en voorzitten van de eerste kennismakingsbijeenkomst met de eventuele initiatiefnemers en mogelijke kandidaten bestuursleden. 3. het organiseren en voorzitten van de oprichtingsbijeenkomst voor alle huurders van het betreffende complex. Tijdens deze bijeenkomst kiezen de huurders het toekomstige bestuur van de betreffende bewonersvertegenwoordiging of wijzen zij een contactpersoon aan. 4. het voorzitten van de eerste bestuursvergadering bewonersvertegenwoordiging. Dit gebeurt op uitnodiging van de bewonersvertegenwoordiging. Tijdens deze vergadering worden de functies geconcretiseerd.
Reglement bewonersvertegenwoordiging 1. De bewonersvertegenwoordiging wordt gevormd uit huurders en is bij voorkeur een commissie (hierna te noemen BC) van tenminste drie huurders van een wooneenheid. Zij vormen het dagelijks bestuur. Maximaal kunnen 5 huurders zitting hebben in het bestuur, waarvan 2 personen zijnde leden. Opmerking: Bij voorkeur 1 persoon per huishouden. Wanneer het niet lukt om een commissie van tenminste 3 huurders te vormen is het mogelijk om een contactpersoon (CP) namens de huurders van een wooneenheid aan te wijzen. 2. Onder een wooneenheid wordt verstaan een verzameling van in elkaars nabijheid gelegen woongelegenheden die financieel, administratief, qua bouwwijze of anderszins een eenheid vormen. Hierbij is een samenwerkingsverband van meerdere bij elkaar liggende wooneenheden toegestaan. Er moet naar worden gestreefd, dat vanuit elk complex minimaal één huurder zitting heeft in het bestuur van de BC. 3. Het bestuur van de BC kiest uit haar midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functie van secretaris en penningmeester kan aan een en dezelfde persoon worden opgedragen. Meerdere functies door één persoon is mogelijk, maar niet aan te bevelen. 4. De zittingsduur van de bestuursleden is 4 jaar. Om de 2 jaar wordt een bestuursverkiezing gehouden, waarbij de helft van de bestuursleden volgens een op te stellen rooster aftreedt. Aftredende bestuursleden zijn direct herkiesbaar. Handreiking bewonerscommissies versie oktober 2024 5. De zittingsduur eindigt verder bij: • beëindiging van de huurovereenkomst van de door het lid bewoonde woning, zonder dat een nieuwe huurovereenkomst aansluitend tot stand komt voor een woning gelegen binnen het complex of de complexen die door de BC worden vertegenwoordigd; • bedanken voor het lidmaatschap door het lid; • overlijden; • onvoldoende of niet functioneren, dit in overleg met het bestuur van de SHZL; 6. De BC stelt alle huurders van de wooneenheid in staat zich bij de BC aan te sluiten. 7. De BC informeert de huurders van de wooneenheid over haar activiteiten en betrekt ze bij haar standpuntbepalingen. 8. De BC speelt een belangrijke rol in de leefbaarheid van de wooneenheid. Dit in de brede zin van het woord. 9. De BC meldt zich aan bij de regionale huurdersorganisatie. 10. De BC wordt door de SHZL voorzien van een BC-gebonden bankrekening, gekoppeld aan de bestuursrekening van de SHZL. De bankpas komt op naam van de desbetreffende BC en de door haar aangewezen pennningmeester. 11. De BC ontvangt van Wonen Limburg een financiële vergoeding voor haar werkzaamheden. De vergoeding wordt jaarlijks tijdens de begrotingsronde vastgesteld en is voor 2024 op € 250 bepaald. De vergoeding wordt in het eerste kwartaal van elk jaar uitbetaald door de SHZL. 12. De BC schrijft minstens eenmaal per jaar een vergadering uit, waarop zij verantwoording aflegt over haar activiteiten in het verstreken jaar, haar plannen voor het eerstvolgende jaar bespreekt en deze vaststelt. De SHZL ontvangt een verslag van deze jaarvergadering. 13. De BC toont op verzoek van de verhuurder aan, welk deel van de huurders van de wooneenheid zij vertegenwoordigt, op welke wijze zij de huurders betrekt bij haar standpuntbepalingen en hoe de communicatie met de huurders plaatsvindt. 14. De verhuurder kan besluiten een BC niet te erkennen in de zin van de WOHV (de overlegwet), indien de vertegenwoordiging niet aannemelijk kan maken dat zij namens de huurders van de wooneenheid met de verhuurder in overleg kan treden. Artikel 2 Informatie 1. De verhuurder verstrekt de BC op verzoek schriftelijke informatie over zijn beleid en beheer dat rechtstreeks te maken heeft met de betrokken wooneenheid en woonomgeving daarvan. Dit recht op informatie betreft in elk geval de onderwerpen die zijn genoemd in de overlegwet. 2. De verhuurder informeert de BC uit eigen beweging schriftelijk als hij voornemens heeft tot wijziging van het door hem gevoerde beleid of beheer ten aanzien van de onderwerpen als genoemd in de overlegwet. 3. De verhuurder kan besluiten bepaalde informatie (nog) niet te verstrekken wanneer het bedrijfsbelang zich daartegen verzet. Handreiking bewonerscommissies versie oktober 2024 Artikel 3 Overleg 1. Verhuurder (in de persoon van de wijk/complexbeheerder en/of de medewerker leefbaarheid) en het bestuur van de BC voeren tenminste één maal per jaar overleg. 2. Het overleg met de BC heeft betrekking op de onderwerpen die op complexniveau een rol spelen. 3. Buiten het jaarlijkse overleg kan op verzoek van de verhuurder of het bestuur van de BC overleg plaatsvinden als dit door de verzoeker als gewenst wordt geacht, bijvoorbeeld naar aanleiding van de informatie verstrekt volgens artikel 2 van deze overeenkomst. 4. De datum en agenda voor het overleg worden, op initiatief van de BC, in overleg tussen de verhuurder en het bestuur van de BC vastgesteld. Partijen hebben beiden het recht onderwerpen op de agenda te plaatsen. 5. Op verzoek van één of beide partijen kan de SHZL ondersteuning bieden tijdens deze overleggen. 6. De verhuurder en het bestuur van de BC kunnen zich in het overleg laten bijstaan door een of enkele deskundige adviseurs, indien dit voor de behandeling van een of meer onderwerpen redelijkerwijs noodzakelijk is. 7. Uiterlijk een week voor de datum van het overleg informeren partijen elkaar over de gewenste aanwezigheid van deskundigen. Partijen kunnen gemotiveerd aangeven of zij bezwaar hebben tegen de aanwezigheid van een of meer deskundigen tijdens het overleg. 8. De verhuurder kan besluiten over bepaalde onderwerpen gezamenlijk te overleggen met meerdere huurdersorganisaties en/of BC’s op complexniveau. Artikel 4 Advies 1. De verhuurder voert een voornemen tot wijziging in het door hem gevoerde beleid of beheer, bedoeld in artikel 2 lid 2, niet uit dan nadat hij binnen een door hem aan te geven periode van tenminste zes weken na het verstrekken van de informatie, de huurdersorganisatie of de BC in staat heeft gesteld met hem over de verstrekte informatie overleg te voeren en indien de huurdersorganisatie of de BC dat wenst, daarover een schriftelijk advies uit te brengen. Artikel 5 Geschillen 1. Geschillen en interpretatievragen die voortvloeien uit deze handreiking, al dan niet in combinatie met de overlegwet, kunnen op verzoek van een der partijen of door hen gezamenlijk in eerste instantie worden voorgelegd aan de SHZL. Artikel 7 Slotbepalingen 1. Naast dit reglement gelden de bepalingen, zoals opgenomen in de Wet op het Overleg Huurders Verhuurder (WOHV of overlegwet) en de samenwerkingsovereenkomst tussen de Huurdersraad en Stichting Wonen Limburg. 2. Dit reglement geldt voor onbepaalde tijd en treedt in werking vanaf 1 november 2024 voor bestaande en nieuw op te richten BC’s. 3. Het reglement is vastgesteld na overleg met de aanwezige afgevaardigden van de BC’s tijdens de regionale BC vergadering van 29 oktober 2024. Handreiking bewonerscommissies versie oktober 2024